Opdracht (Inrichting administraties: financiën, HR en Onderwijs)
Onderzoeken haalbaarheid inrichten shared services voor drie besturen.
In kaart brengen van de ondersteunende diensten van drie besturen in het primair en Voorgezet Onderwijs op de gebieden Financiën, ICT, Huisvesting, Personeelszaken en Onderwijs en uitwerking kansen en haalbaarheid van samenwerking of zelfs samenvoeging van de diensten. Aanleiding voor de opdracht: de drie besturen hebben elk een eigen staf op de genoemde diensten of huren de benodigde expertise in. De bezetting van de staven wordt kwetsbaar geacht, de inhuur kostbaar en teveel op afstand en er lijken kansen te liggen samen te werken. Het onderzoek moet antwoord geven op de vraag of samenwerking haalbaar is en wat die op zou leveren.
Resultaat
Een rapportage die de huidige manier van organiseren van de staven per bestuur beschrijft, de kosten daarvan inclusief de ervaren kwaliteit en (mogelijke) knelpunten in de uitvoering van de ondersteunende processen. Aansluitend wordt geschetst wat de toegevoegde waarde van de samenwerking is (in kwalitatieve termen en uitgedrukt in geld). Ook wordt kort geschetst welke juridische uitvoeringsvorm zou passen bij de samenwerking tussen de 3 besturen op dit dossier.
Vrije toelichting door referent
Op een prettige wijze wist Jacob de vragen van ons te vertalen in een onderzoeksopdracht. Voorafgaand aan het proces werden de stappen en acties duidelijk in kaart gebracht en tussentijds ook steeds gerapporteerd. Op inzichtelijke wijze leidde de verzamelde informatie per bedrijfsonderdeel tot een conclusie en een advies. Erg waardevol voor het uiteindelijke bestuursbesluit.(Dirk Speelman, bestuurder Almere College)